Lorsque les activités de l’entreprise impliquent la création et la gestion de nombreux contrats, le recours à un outil qui facilitera ces deux tâches est préférable. Il existe aujourd’hui des solutions spécifiquement conçues pour ces opérations répétitives et délicates : les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats ou CLM (contract lifecycle management).
Le logiciel de gestion des contrats : les avantages
Le CLM est un outil qui vous aidera à faciliter la gestion des différents types de contrats que vous utilisez dans le cadre des activités de votre société. Ce type de logiciel fait partie des moyens désormais privilégiés par les professionnels de la gestion commerciale et contractuelle qui ont à produire et à traiter de nombreux contrats.
Adopter une solution CLM pour votre entreprise vous permettra d’automatiser la gestion du cycle de vie de vos contrats (toutes catégories confondues). Ses principales fonctionnalités sont de créer, négocier, exécuter et archiver les contrats. Son usage offre un gain de temps notable et minimise l’intervention humaine en vue de limiter, voire d’éliminer les risques d’erreurs liées à une prise en charge de ces opérations avec des méthodes manuelles.
Les critères à retenir pour choisir une solution CLM
Bénéficier des avantages d’un logiciel CLM implique toutefois de savoir choisir celui qui répondra exactement à vos besoins et aux exigences des métiers de votre entreprise. Les principaux critères à considérer au moment du choix sont :
- Vos besoins suivant la taille et les activités de votre entreprise ;
- Les fonctionnalités de base et les options proposées par l’outil pour faciliter la prise en charge de vos contrats : possibilité de paramétrer les workflows, aspect collaboratif, possibilité de créer une bibliothèque de modèles de contrats pré-approuvés modifiables en fonction des besoins et d’une bibliothèque incluant les termes du jargon juridique et professionnel applicables dans les contrats, etc. ;
- La praticité du système de gestion et de stockage proposé, notamment concernant la navigation dans les archives (pour trouver un contrat spécifique en cas de besoin) ;
- La facilité d’implémentation dans les systèmes d’information déjà en place dans votre structure et la compatibilité avec vos autres outils (CRM, CPQ, signature électronique, etc.) ;
- La conformité avec les systèmes et les réglementations relatives à la sécurisation des données et informations de votre entreprise ;
- La facilité de prise en mains : dans certains cas, les fournisseurs proposent des formations rapides.
En vous adressant à un fournisseur spécialisé, vous pourrez vous faire accompagner par des conseillers experts afin de choisir l’outil le mieux adapté à vos attentes et à votre entreprise.